Vivimos en plena transformación digital. Esperamos -y exigimos- también una transformación real de la Administración; especialmente, hacía la eficiencia y simplificación de los procesos administrativos y, por supuesto, una administración orientada al dato. Las AAPP deben actuar por medios electrónicos, pero no podemos quedarnos en los fuegos artificiales de algunas soluciones tic; urge un necesario cambio cultural. La digitalización no significa (solo) que pasemos a PDF los documentos en papel y perpetuar la tradicional forma de trabajar de una Administración formalista y burocrática. Debemos simplificar procedimientos y agilizar trámites, re-diseñar servicios de valor para la ciudadanía, inventar una nueva forma de proceder (cómo hacemos las cosas) acorde a las necesidades de la sociedad digital.

El curso avanzado de Diseño y Simplificación de Procedimientos Administrativos pretende alinearse con la obligación normativa (Ley 39/2015, de 1 de octubre, LPACAP) para repensar radicalmente nuestros procesos de trabajo, reducir cargas burocráticas y dinamizar la automatización de los procedimientos administrativos. Para ello, utilizaremos la metodología Administrative Process Study (APS) para adquirir los conocimientos y las competencias necesarias para diseñar procesos y resolver de forma sistemática los principales problemas de la actividad administrativa de forma eficiente, documentando la actividad pública con la formación de expedientes válidos, confiables y automatizables.

La acción formativa tiene formato de taller para capacitar al alumnado a resolver con éxito distintas problemáticas en diferentes escenarios, con independencia del desarrollo tecnológico y las soluciones TIC adoptadas en cada organización. Además de adquirir conocimientos técnicos de la APS de forma gradual y práctica, afrontará la realización de un proyecto individual inédito de diseño y simplificación propio de su organización que defenderá públicamente con el objetivo de profundizar y compartir el aprendizaje con el resto de participantes.

El perfil al que se dirige el curso son técnicos de gestión de la información, de organización, informáticos, gestores administrativos, mandos y directivos, gestores de documentos, archiveros, documentalistas, responsables de calidad y procesos, así como personal implicado en la transformación digital de empresas y administraciones.

Cargos electos, personal directivo, personal funcionario con habilitación de carácter estatal y personal empleado público de las entidades locales con titulación superior, media o asimilada, que tengan a su cargo funciones relacionadas con la materia objeto de la actividad formativa. Si el número de solicitudes lo permitiese, podrán ser admitida las personas solicitantes que presten servicios en la Junta de Andalucía u otras administraciones y entidades públicas.

1. Contextualizar la producción documental en el actual proceso de transformación digital y de gobierno abierto. Vincular los documentos con la eficiencia, continuidad del servicio y como fuente primaria de información pública.

2. Identificar productos y servicios administrativos, responsables de gestión, unidades de trabajo, proveedores y clientes, desde una óptica transversal orientada a procesos.

3. Mediante la metodología operativa Administrative Process Study (APS), diseñar y mejorar los circuitos administrativos y la secuencia documental de los procedimientos, reconocer itinerarios críticos, documentos innecesarios e informaciones redundantes.

4. Optimizar circuitos administrativos preservando su validez y legalidad jurídica, y con adecuación a la tecnología actual disponible.

5. Rediseñar los procesos orientados a su óptima informatización. Identificar y proponer mejoras en la tramitación administrativa, suprimiendo cargas burocráticas a los usuarios y agilizando los trámites internos.

6. Normalización y diseño de documentos nativos digitales. Gestión documental orientada a datos, cambiando la cultura de trabajo anclada en el clásico documento-objeto hacía la toma de decisiones en un modelo basado en el uso intensivo de la información.

Unidad didáctica I: La producción administrativa.

1. Introducción. Transformación digital: tecnología, procesos, documentos

2. La producción administrativa.

2.1. Datos, información y soporte.

2.2. La información como materia de trabajo.

2.3. Proveedores y clientes.

2.4. Catálogo de productos y servicios.

Unidad didáctica II: Sistematización de procesos con la APS (I)

1. Procesos y circuitos administrativos.

1.1. Enfoque por procesos.

1.2. Los circuitos de un proceso.

2. Metodología Administrative Process Study (APS)

2.1. Introducción a las técnicas de diseño de procesos.

2.2. Pasos a seguir en la APS. Actores y documentos.

Unidad didáctica III: Sistematización de procesos con la APS (II)

1. APS: Manual del procedimiento.

2. Diagramación de procesos.

2.1. Grafía compleja de circuitos administrativos.

2.2. Diagrama de Estructura del Proceso (DEP)

3. Ejemplos prácticos de procesos con la APS.

Unidad didáctica IV: Rediseño y simplificación de procesos administrativos.

1. Selección y priorización de procesos.

2. Reingeniería de procesos. Concepto y pautas técnicas.

3. Rediseño de procesos. Trabajo desde el diagrama de estructura del proceso (DEP)

4. Aprobación corporativa e implementación.

5. Impacto de la simplificación documental. Resultados y reflexiones.

Unidad didáctica V: Normalización y análisis de la información.

1. Estructura y normalización documental.

2. Análisis de la información del proceso.

2.1. Variables de un documento: enfoque individual.

2.2. Diccionario de Variables de Información.

2.3. Variables autóctonas y repetidas: enfoque secuencial.

3. Introducción a la datificación de procesos.

Unidad didáctica VI: Tutoría y preparación de proyectos.

1. Síntesis de contenidos técnicos y dudas del alumnado. Tutoría voluntaria.

2. APS: Hoja de ruta de la tramitación electrónica.

3. Preparación de proyectos individuales.

3.1. Contenido y estructura de los proyectos. Ejemplos.

3.2. Pautas técnicas y recomendaciones.

Unidad didáctica VII: Proyecto individual (I). Entrega parcial.

El alumnado dispondrá de dos semanas para la elaboración de un proyecto individual con la metodología APS de un proceso propio de su organización.

Presentación parcial del proyecto: Identificación, Inicio y final, óptica del proceso, Circuitos administrativos y grafía global del proceso, redacción del manual del proceso en sus primeros circuitos. Orientación técnica del profesorado.

Unidad didáctica VIII: Proyecto individual (II). Entrega completa.

Presentación completa del proyecto según la pauta técnica de la APS: Identificación, óptica y responsables, circuitos administrativos y grafía, manual del proceso, lista de referencias documentales, grafía del DEP, resumen de la problemática y posibles mejoras. Orientación técnica del profesorado.

Unidad didáctica IX: Defensa del proyecto. Aprendizaje compartido.

Defensa del proyecto individual. Sesiones de video-clase en línea para la defensa y puesta en común de los diferentes proyectos con la participación de todo el alumnado. Este aprendizaje compartido para solucionar problemas reales capacitará el alumnado para resolver cualquier proceso en diferentes escenarios organizativos, con independencia del nivel tecnológico o la actividad concreta del departamento u organización a la que pertenezcan. Orientación técnica del profesorado.

Unidad didáctica X: Propuesta de rediseño y simplificación.

Durante la última semana el alumnado revisará y presentará una propuesta de rediseño y simplificación de su proyecto individual con nuevo DEP del proceso, resumen de las mejoras y principales indicadores del impacto del rediseño. Presentación pública en vídeo-clase y puesta en común del rediseño. Orientación técnica del profesorado.