La transformación digital es imparable. No hay vuelta atrás. La Ley de procedimiento administrativo obliga a las Administraciones Públicas a actuar por medios electrónicos, pero la gobernanza de la información implica un necesario cambio cultural, y hacerlo a través de la revolución TIC. Atención, no hay que perderse (solo) en los fuegos artificiales de la tecnología; la digitalización no significa que pasemos a PDF nuestros actuales documentos en papel y perpetuar la forma de trabajar de una Administración rígida y burocrática. Debemos simplificar procedimientos y agilizar trámites, re-diseñar servicios de valor para la ciudadanía, inventar una nueva forma de proceder (cómo hacemos las cosas) acorde con las ventajas de la tecnología actual y las necesidades de la sociedad digital.

El curso avanzado de Diseño y Simplificación de Procedimientos Administrativos pretende alinearse con la obligación normativa (Ley 39/2015, de 1 de octubre, LPACAP) para repensar radicalmente nuestros procesos de trabajo, reducir cargas burocráticas y dinamizar la automatización de los procedimientos administrativos. Para ello, utilizaremos la metodología Administrative Process Study (APS) para adquirir los conocimientos y las competencias necesarias para diseñar procesos y resolver de forma sistemática los principales problemas de la actividad administrativa de forma eficiente, documentando la actividad pública con la formación de expedientes válidos, confiables y automatizables.

Utilizaremos la pauta de Learn by doing (aprender practicando) para capacitar al alumnado en resolver con éxito distintas problemáticas en diferentes escenarios, con independencia del desarrollo tecnológico y las soluciones TIC adoptadas en cada organización. Además de adquirir conocimientos técnicos de la APS de forma gradual y práctica, afrontará la realización de un proyecto individual inédito de diseño y simplificación propio de su organización que defenderá públicamente con el objetivo de profundizar y compartir el aprendizaje con el resto de participantes.

El perfil al que se dirige el curso son gestores administrativos, técnicos de gestión de la información, de organización, informáticos, mandos y directivos, gestores de documentos, archiveros, documentalistas, responsables de calidad y procesos, así como personal implicado en la transformación digital de empresas y administraciones.

Cargos electos, directivos, funcionarios con habilitación de carácter estatal y empleados públicos de las Entidades Locales con titulación superior, media o asimilada, que tengan a su cargo funciones relacionadas con la materia objeto de la actividad formativa. Si el número de solicitudes lo permitiese, podrán ser admitidos solicitantes que presten servicios en la Junta de Andalucía u otras Administraciones y Entidades Públicas.

1. Contextualizar la producción documental en el actual proceso de transformación digital y de gobierno abierto. Vincular los documentos con la eficiencia, continuidad del servicio y como fuente primaria de información pública.

2. Identificar productos y servicios administrativos, responsables de gestión, unidades de trabajo, proveedores y clientes, desde una óptica transversal orientada a procesos.

3. Mediante la metodología operativa Administrative Process Study (APS), diseñar y mejorar los circuitos administrativos y la secuencia documental de los procedimientos, reconocer itinerarios críticos, documentos innecesarios e informaciones redundantes.

4. Optimizar circuitos administrativos preservando su validez y legalidad jurídica, y con adecuación a la tecnología actual disponible.

5. Rediseñar los procesos orientados a su óptima informatización. Identificar y proponer mejoras en la tramitación administrativa, suprimiendo cargas burocráticas a los usuarios y agilizando los trámites internos.

6. Normalización y diseño de documentos nativos digitales. Gestión documental orientada a datos, cambiando la cultura de trabajo anclada en el clásico documento-objeto hacía la toma de decisiones en un modelo basado en el uso intensivo de la información.

Unidad didáctica I: la producción administrativa

1. Introducción. Transformación digital: tecnología, procesos, documentos

2. La producción administrativa

2.1. Datos, información y soporte

2.2. La información como materia de trabajo

2.3. Proveedores y clientes

2.4. Catálogo de productos y servicios

Unidad didáctica II: sistematización de procesos con la APS (I).

1. Procesos y circuitos administrativos

1.1. Enfoque por procesos

1.2. Los circuitos de un proceso

2. Metodología Administrative Process Study (APS)

2.1. Introducción a las técnicas de diseño de procesos

2.2. Pasos a seguir en la APS. Caso Carrascal: Actores y documentos

Unidad didáctica III: sistematización de procesos con la APS (II).

1. APS: Manual del procedimiento

2. Diagramación de procesos

2.1. Grafía compleja de circuitos administrativos

2.2. Diagrama de Estructura del Proceso (DEP)

3. Ejemplos prácticos de procesos con la APS

Unidad didáctica IV: rediseño y simplificación de procesos administrativos.

1. Selección y priorización de procesos

2. Reingeniería de procesos. Concepto y pautas técnicas

3. Rediseño de procesos. Trabajo desde el diagrama de estructura del proceso (DEP)

4. Aprobación corporativa e implementación

5. Impacto de la simplificación documental. Resultados y reflexiones

Unidad didáctica V :normalización y análisis de la información

1. Estructura y normalización documental

2. Análisis de la información del proceso

2.1. Variables de un documento: enfoque individual

2.2. Diccionario de Variables de Información

2.3. Variables autóctonas y repetidas: enfoque secuencial

3. Introducción a la datificación de procesos

3.1. Mapa informacional de la organización

Unidad didáctica VI: preparación de proyectos

1. Síntesis de contenidos técnicos y dudas del alumnado. Tutoría voluntaria

2. APS: Hoja de ruta de la tramitación electrónica

3. Preparación de proyectos individuales

3.1. Contenido y estructura de los proyectos. Ejemplos.

3.2. Pautas técnicas y recomendaciones

Unidades didácticas VII y VIII:elaboración del proyecto individual

El alumnado dispondrá de dos semanas (unidades VII y VIII) para la elaboración de un proyecto individual con la metodología APS de un proceso propio de su organización.

Unidad didáctica IX: defensa del proyecto. Aprendizaje compartido

Unidad didáctica X: propuesta de rediseño y simplificación